Pedir para a inteligência artificial resumir uma planilha de clientes, revisar um contrato ou montar uma apresentação com documentos internos virou rotina para muita gente. O problema começa quando isso acontece em ferramentas que a empresa não aprovou e nem sabe que estão sendo usadas. Esse hábito tem nome, shadow AI, e a RZ3 aponta o fenômeno como um dos riscos menos visíveis da tecnologia no ambiente de trabalho.
Mais comum do que parece
Uma pesquisa internacional da PagerDuty, divulgada em junho de 2026, ouviu 1.250 profissionais e descobriu que 66% já tinham usado ferramentas de IA mesmo acreditando que eram proibidas pela empresa. E 88% contaram que já colocaram informações de trabalho em ferramentas públicas, como mensagens, anotações de reuniões e dados de clientes.
O hábito cresce junto com a presença da IA nos negócios. Segundo a TIC Empresas 2025, do Cetic.br (Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação), 17% das empresas brasileiras usaram aplicações de inteligência artificial, contra 13% na edição anterior. Na indústria, a PINTEC Semestral, do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), mostra que o uso chegou a 41,9% das empresas com 100 ou mais empregados em 2024. Para a RZ3, os números mostram que a tecnologia entrou no trabalho mais rápido do que as regras para usá-la.
Por que o atalho pode sair caro
Cada atitude, sozinha, parece pequena. Juntas, fazem muita informação circular fora do controle da empresa, que não consegue proteger aquilo que nem sabe que existe. Para a RZ3, é uma versão mais potente do antigo shadow IT, já que ferramentas de IA recebem, processam, armazenam e podem tirar conclusões a partir de dados em grande escala.
Os exemplos estão no dia a dia: um colaborador insere uma lista de clientes em uma ferramenta gratuita, outro usa documentos internos para criar uma apresentação, uma equipe manda contratos para uma IA que não passou por nenhuma homologação. Em alguns casos, uma área inteira começa a decidir com apoio de um modelo que nem aparece no inventário de tecnologia da empresa.
Quando há dados pessoais no meio, o assunto chega à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que exige finalidade definida, base legal, transparência e segurança. Pela Resolução CD/ANPD nº 15/2024, incidentes com risco ou dano relevante aos titulares precisam ser comunicados à ANPD (Agência Nacional de Proteção de Dados) em até três dias úteis. Entre julho de 2023 e junho de 2025, a agência registrou 723 comunicações de incidentes de segurança e recebeu 9.629 denúncias e petições de titulares de dados, alta de 1.840,9% em relação ao ciclo anterior. A ANPD também incluiu, pela primeira vez, um eixo dedicado à IA em seu planejamento de fiscalização para 2026 e 2027.
Proibir não resolve
Na avaliação da RZ3, a saída não é banir a tecnologia. O próprio dado da PagerDuty mostra que a proibição sozinha tem efeito limitado, já que boa parte das pessoas usou as ferramentas mesmo achando que não podia. O caminho é a empresa oferecer opções aprovadas e regras claras: quais ferramentas usar, que tipo de informação pode ser inserida, a quem recorrer em caso de dúvida e quando a decisão precisa passar por uma pessoa.
Essas medidas fazem parte da governança operacional, que inclui ainda treinamento das equipes e registros sobre o uso. Para quem está na ponta, fica o recado: antes de colar dados da empresa ou de clientes em uma ferramenta de inteligência artificial, vale confirmar se ela é autorizada.
O post Usar IA no trabalho sem avisar a empresa pode expor dados de clientes apareceu primeiro em UAI Notícias.